Om konsten att fokusera

Under förra veckan ställde jag inför ämnet en fråga om vilka som var dina bästa tips för att fokusera. I inlägget delar jag med mig av några de tankar som kom fram och en vetenskaplig sanning som skrämde mig när jag hörde om den för första gången.

Mina följare om att fokusera

Det som var gemensamt för de svar jag fick var att det handlar om att stänga av störande element runt omkring dig. Tex mejl, telefonsamtal och Facebook.

Aryel Wallet, som jobbar med ledarskap säger, att fokusera ser jag ibland som ett ”heligt” rum – där inget kan eller får störa.

Min vän och mastermindkompis Ulrika Hederberg säger,
“Jag har varit grymt fokuserad och producerat massor senaste dagarna. Jag stänger av alla aviseringar och tillåter ingenting få störa mig. Jag tar små korta pauser mellan varven. Så skönt att se hur snabbt resultatet växer fram vid fokusering.”

Övriga kommentarer handlar om att byta miljö eller om att röra på sig.

Kicki om att inte fokusera – en ovana som tar energi

Jag har själv under många år nyttjat min nyfikna hjärna till max. Ofta genom att göra flera saker samtidigt. Det har fått mig att känna mig alert och handlingskraftig och jag har inbillat mig att det har gjort mig produktiv. Kanske stämmer det till viss del men den energi som sättet att arbeta kräver är långt mer än nödvändigt. Jag kämpar stenhårt idag för att inte falla in i multitaskingen. Det är inte helt lätt men jag använder mig ofta av en timer för att jobba fokuserat under 15-25 minuter.

Den “vetenskapliga” sanningen om att fokusera

När du växlar mellan olika arbetsuppgifter under en dag så tappar du mer och mer i effektivitet för varje uppgift du jobbar med samtidigt eller lägger till. Det tar dig minst 10 minuter att komma in i de flesta av de uppgifter som är viktiga i ditt företag. Systemvetaren Gerald Weinberg studerade i sin bok Quality Software Mana- gement: Systems thinking hur vi påverkas av att ha för många projekt på gång samtidigt. Han skapade en modell över hur mycket tid vi tappar när vi sysslar med flera avancerade saker samtidigt. När jag för första gången kom i kontakt med dessa siffror blev jag förvånad över hur mycket man tappar i effektivitet genom att ”multitaska”.

Att ständigt jobba med era saker samtidigt, byta uppgifter eller att bli störd av andras behov, till exempel genom att kolla din mejl så fort det plingar till eller svara i telefonen gör att din produktivitet minskar drastiskt.

Om hur fem av dagens timmar bara försvann?

När du under en dag jobbar med ett projekt så kan du ge det 100 % uppmärksamhet, det vill säga 8 timmar. Om du byter mellan två projekt så tappar du 10 % per projekt och får då 40 % + 40 % i produktiv tid, vilket betyder 6,4 timmar på en dag. Men kalkylen växer lavinartat. Om du jobbar med fyra olika projekt samtidigt under dagen gör beräkningen att du bara har 10 % per projekt kvar, det vill säga totalt 3,2 timmar. Resten går bort i ställtid. Du har förmodligen märkt att det brukar fattas tid när du byter mellan uppgifter – men att förlusten blir så här stor visste du nog inte.

Lösningen blir att fokusera mera

Så när det går – gör en sak i taget. Avsätt tid till att göra klart ett projekt i taget istället för att jobba lite varje dag under en hel vecka eller med era projekt samtidigt.

Hur jobbar du med dina projekt, gör du lite varje dag eller sätter du av sammanhållen tid? Lämna gärna en kommentar.

Jag pratar med om ämnet i min livesändning fredag 24 november. Som vanligt sänder jag på fredagar klockan 10.00 på min FB sida Ekonomisk PT. Läser du det här i efterhand så kan du alltid titta på filmerna som alltid ligger kvar.