Konsten att delegera och få RÄTT saker gjorda - Kicki Westerberg

Konsten att delegera och få RÄTT saker gjorda

Att delegera kan vara en utmaning för de flesta av oss. Men det är en förutsättning för att frigöra tid och för att både du och ditt företag ska växa.
PS. det kan vara en riktigt bra att behärska det även i privatlivet. Både familj & fritidsintressen (föreningslivet) mår bra av att delegera mera. I veckans inlägg tar jag upp några av myterna och ger dig ett smart tips på hur du kan göra för att få rätt saker gjorda. 

Konsten att delegera och få RÄTT saker gjorda - Kicki Westerberg

Har du någon gång känt att det tar så mycket tid att förklara så att det är lika bra att du gör uppgiften själv? Visst, att delegera är ett jobb i sig, men också en nödvändighet för dig som inte vill drunkna i uppgifter.

Först några myter och valda sanningar om att delegera.

Jag har inte råd att delegera

Nej, det är möjligt att det ser ut så just nu. Men om du inte har råd att investera så kommer du inte heller att kunna öka din volym och tjäna mer pengar. Så, börja i liten skala och växla upp. Ta in hjälp någon timme per vecka och se till att det du gör under den timmen är det absolut mest lönsamma uppgiften i ditt företag. Här hittar du mitt inlägg om att köpa in tjänster. Köpa in eller göra det själv.

Ingen kan göra det jag gör

Nej, inte om du inte ber någon. Så länge du inte är raketforskare men en ohygglig specialitet så finns det andra som kan lära sig det du gör. Så, backa ifrån och se dig och ditt företag utifrån. Vad är det som är så speciellt med din affärsidé att ingen annan kan hjälpa dig? 

Det tar för lång tid att förklara

Nej, inte om du gör det på ett smart sätt. Hur många gånger har du svarat på samma frågor och dragit samma instruktion för någon annan. Så, spela in din skärm eller dig själv när du gör något som du skulle vilja delegera. Då kan du göra det en gång och sedan lämna det vidare till någon som får ett stöd av dina instruktioner, gång på gång. 

Om du dessutom använder dig av modellen i det här inlägget så blir det ännu lättare. 

Jag kan inte delegera

Nej, det är inte så lätt. Det tyckte jag också. Ända tills dess att jag insåg att jag inte var tydligt nog. Det var svårt för mig att tala om exakt hur jag ville ha det. Helst ville jag att personen i fråga skulle förstå mig ändå. En omöjlighet inser jag idag. Så var tydlig, nej övertydlig när du delegerar. Tala om hur du vill ha det, vad du förväntar dig och vad resultatet ska bli. Precis det som modellen som jag nu ska lära dig handlar om. 

Vilka uppgifter är lämpliga att delegera?

Det finns några tumregler när det gäller att välja ut uppgifter men det viktigaste tycker jag är att hitta dem frigör din energi och kapacitet till saker som du gör riktigt riktigt bra. Det är som både är lönsamt och ger dig energi. Och se upp så att du inte gör missen som jag gjorde när jag startade min onlineverksamhet. Jag lade ner massor av tid på att leta bilder och skapa snygga designer till mina sociala medier, mest för att jag tyckte det vara så kul men även för att jag trodde att ingen annan kunde hitta min stil och veta vad jag ville förmedla. 

Men aj så fel jag hade. 

Det tog massor av tid, gav inga intäkter och blev egentligen inte alltid så bra. Så när jag började att delegera dessa uppgifter till min VA (virtuella assistent Ulrika på Awesome Media) så kunde jag fokusera på precis det som jag gör just nu. Att skriva bra texter som gör dig glad 😉 och hjälper dig på vägen mot dina mål. Så fundera över var du står idag och vilka uppgifter som är lämpliga att lägga på någon annan. 

En enkel men effektiv modell för att delegera 

Nu ska du få lära dig en både enkel och effektiv modell som du använder när du har bestämt dig för vad du ska delegera och till vem du ska göra det. Nu återstår bara själva delgerandet där det kluriga är att se till att få rätt saker utförda. Vi tar det i ett antal steg.

  1. Skriv ett överenskommelse. Gör en mall i word som du kan använda om och om igen. Följande rubriker kan vara lämpliga. Jag ger dig ett konkret exempel. 
    1. Projektbeskrivning (beskriv bakgrunden för uppdraget och din vision för det hela) Exempel. Trycket i vår webbshop har ökat den senaste tiden. Min vision för uppdraget är att kunderna ska uppleva en snabb och god service 
    2. Översikt projekt/uppdrag (ge en bild av vad uppdraget handlar om) Uppdraget innefattar att packa, posta och fakturera alla inkommande order. 
    3. Projektet syfte (här delar du med dig av ditt varför, det är viktigt att den som ska ansvara för uppgiften förstår hur du ser på det hela) En stor konkurrensfördel som jag har är att vi levererar både rätt och snabbt. Just snabbheten är det absolut viktigaste för mig. 
    4. Projektdetaljer (här beskriver du hur det går till, gärna i punktform) Här passar det även bra att hänvisa till den film du kanske redan har spelat in. 
      1. logga in
      2. skriva ut
      3. etc 
      4. etc
  2. Se till att både du och den som ska utföra jobbet går igenom dokumentet innan uppdraget startar.
  3. Avsluta med att sätta punkt med det avslutande tipset om nivåer.

Så där,  nu har du gjort grovjobbet men det fattas fortfarande den lilla detaljen som gör att det hela fungera precis så som du har tänkt dig. Det handlar som att ange vilken nivå av delegation du tänkt dig. Låter det krångligt? Nej, det är mycket enkelt och superanvändbart.

De här nivåerna har tagits fram av Michael Hyatt och finns med i hans bok Free to Focus men jag lärde mig metoden när jag gick hans kurs på samma tema för några år sedan. Så här går det till. 

5 nivåer av delegation

Du lägger helt enkelt till i din beskrivning/avtal som du använder dig av när du delegerar hur pass självständigt arbetet det handlar om. Så här delar M Hyatt upp dem: 

  • 1:a nivån Gör exakt det vi kommit överens om
  • 2:a nivån Undersök och återkom till mig med information, material mm 
  • 3:dje nivån Undersök, ta fram förslag och kom med en rekommendation till mig som jag kan ta beslut utifrån
  • 4:de nivån Ta ett beslut och rapportera till mig om vad du gjorde 
  • 5:e nivån Ta de beslut som du tycker är bäst för oss (helt självgående).

Dessa fem enkla riktlinjer kan få en avgörande effekt på slutresultatet. Beroende på hur erfaren personen är eller på hur mycket du själv vill påverka arbetet så kan du välja nivå innan du startar. Då vet både du och personen som ska göra jobbet vad gränserna går. Ofta kan en längre relation till exempel med en webbansvarig utvecklas från nivå 1 till nivå 4,5 var efter ni lär känna varandra och blir mer säkra på det jobb som ska göras.

Lycka till med att delegera och hör av dig om tala om hur det gick !


Nyfiken på hur din syn på pengar påverkar din live och din vardag som företagare? Starta med att göra mitt test och utforska dina Penga Arketyper. Du hittar testet här Utforska dina arketyper

Du får då även tillgång till mina inspirationsbrev som handlar om hur du hittar Momentum genom att ta dig från motstånd till medgång.  “The Power of M” är mitt koncept för dig som vill lära dig mer om prestation för att nå dina mål. 

Kicki Westerberg är skaparen av The Power of M, ett koncept som hjälper dig att lyckas att nå dina mål. Hon hjälper kvinnor inom entreprenörskap och idrott att skapa förändring och en väg framåt. Som NLP coach, tävlingsryttare och mångårig entreprenör inom ekonomi (fd revisor) har hon en fullpackad verktygslåda. Författare till boken Bygg ditt Drömföretag (Roos & Tegnér, 2017) och medförfattare till boken Skapa ditt drömliv. (Ordberoende förlag, 2018)

Similar Posts