Skapa den perfekta arbetsveckan i 3 steg

Den perfekta arbetsveckan, finns den? Ja, det tror jag att den gör. Det viktiga är att du utgår ifrån dig och din situation och inte någon mall. Här får du tre tips som startar din resa.

Att planering och struktur är ett kärt område hos mig tror jag att du som följer mig har förstått. Den här veckan tänker jag reflektera över om det finns en perfekt arbetsvecka. Jag vill även ge dig några tips till hur du kan jobba mer fokuserat och på så sätt får mer gjort och mer tid över (till annat eller till ingenting alls)

Tips 1 – Batcha mera – det är både kul och effektivt

Hur ofta sitter du i telefon med någon samtidigt som du kollar din mejl? Eller tänk på när du jobbar hemma vid teven med datorn i knät, eller när du jobbar på flera uppdrag eller projekt samtidigt bara för att du ska känna att du i alla fall gjort lite grand av allt det som du ville hinna med.

Vet du hur mycket fokus och tid du tappar på att arbeta så?

Att ständigt jobba med flera saker samtidigt, byta uppgifter eller att bli störd av andras behov, till exempel genom att kolla din mejl så fort det plingar till eller svara i telefonen gör att din produktivitet minskar drastiskt.

av 8 timmars arbetstid blev det bara ca 3,5 timmar kvar !!!

Du tappar betydligt mera än du tror, sanningen är den att genom att jobba med 4 projekt samtidigt tappar så mycket lite mer än 50% av din dag på grund av att du måste byta fokus och starta om. Har du råd med det?

Steg 1 mot den perfekta arbetsveckan

Uttrycket batcha eller batching kommer ursprungligen från datorvärlden och betyder att du samlar ihop likartade uppgifter för att göra dem vid samma tillfälle. Till exempel en gång per vecka istället för lite här och lite där.
Exempel på saker som är bra att batcha.

• kolla din mejl en gång om dagen
• fakturera en gång per vecka
• registrera och betala leverantörsfakturor
• leta och hantera bilder till blogginlägg
• ringa veckans säljsamtal
• skriva texter till nyhetsbrev eller blogg

TODO nr 1 – Du kommer säkert på fler saker hos dig – skriv ner alla uppgifter du gör flera gånger per vecka som du skulle kunna göra mer sällan. Kanske till och med varannan vecka.

Tips 2 – Testa att ha temadagar – mötesdag är en bra start

Begreppet med temadagar kan vara ett bra sätt att styra upp sin arbetsvecka.
Genom att sätta olika teman för veckans dagar så kan du fokusera på en viss typ av arbetsuppgifter i taget. I min verksamhet har jag delat in veckans dagar i kreativt arbete, mötesdag, ekonomiuppdrag och administration. Läs mer i det här inlägget om hur det ser ut hos mig. Den ideala veckan

Meningen med att ha ett tema är inte att du ska jobba hela dagen med till exem- pel temat sälj eller ekonomi om du inte behöver. För dig som har kunder att ta emot, en deadline att hålla eller en butik att bemanna så innebär det att du har begränsad tid att göra andra saker än att producera och leverera. Det fina med systemet är att de uppgifter du måste göra grupperas ihop med annat av samma typ. Du kan alltså vara i “mötesmode” eller “säljmode”

En kund som jag jobbade med började med att utse måndagarna till sin marknadsföringsdag. Hon bestämde sig för att kategoriskt jobba med sina kampanjer, säljmöten och annonser. När hon hade bestämt sig för sitt 90-da- garsmål med fokus på försäljning började hon jobba fokuserat med sina projekt på måndagarna. LÄNK Det tog inte lång tid innan hon såg en rejäl ökning av sin försäljning. Själv tror hon att det beror på att hon nu jobbar regelbundet med detta område; det hon har planerat blir gjort och hon skjuter inte upp saker som hon gjorde tidigare.

Steg 2 mot den perfekta arbetsveckan

TODO nr 2 – Fundera på om en säljdag eller en mötesdag är något för dig.

Tänk på att inte hela dagen behöver bokas av.

När du läser detta kanske du säger något i stil med:

Men jag måste ju jobba också – när ska jag göra det?

Om du har en butik eller jobbar direkt med eller hos kunden så kan du inte sätta av en hel dag för att fokusera på ett område. Det här systemet får du anpassa efter din almanacka och ditt sätt att jobba. Om du bara har någon timme varje dag, se då till att jobba fokuserat med ditt tema under den tiden.

Kom ihåg att tilldelad tid är tillräcklig tid.

Tips 3 – Skapa dig en bild av hur DU vill ha det

Det handlar om att driva ett hållbart företag, på alla plan. Alla delar av livet ska få plats. Jag misstänker att du vet hur det brukar vara, du bokar in en grej med bara dig. Något som du mår bra av men sedan så bokar du av den igen, för du har inte tid, med dig. Lätt att prioritera bort. Här kan du läsa mer om hur jag tänker. 3 sätt att driva ett hållbart företag

Men om du skapar dig en mall för hur du vill att din vecka ska se ut så ökar chansen att du faktiskt gör det du bestämt dig för.

Steg 3 mot den perfekta arbetsveckan – ta ett helhetsgrepp

Jag har under några veckor tagit ett nytt grepp om det som kallas den ideala veckan. Det handlar om att skapa en mall för hur du vill ha dina veckor. Mallen ska fungera som en skugga Du kan läsa mer i mitt inlägg Den ideala veckan där jag med utgångspunkt ifrån min Bullet Journal visar min egen vecka och mitt tänk. Jag ville skapa en ram för hur jag lägger upp mitt jobb, mina fritidsintresse och mitt liv. Jag har testat att skapa en vecka tidigare men den mallen fungerade inte då den var för detaljerad. Så nu har jag valt en annan väg.

Vad innehåller min ideala vecka?

Min vecka innehåller några för mig viktiga punkter. Kom ihåg att detta gäller mig. När du funderar på vad din vecka ska innehålla så utgår du ifrån dig och din livssituation.

Så här kan du göra – ett tips till dig som har en Google kalender

1. Skapa en till almanacka som tex heter den perfekta veckan.
2. I denna nya kalendern, lägg in block med de komponenter du valde nyss. Du skapar dem på samma sätt som när du lägger in en mötesbokning. Gör dem återkommande, så de upprepas varje vecka utan slutdatum OBS ta bort alla aviseringar så att du inte får en massa påminnelser. Det gör du i inställningen för hela kalendern.
3. Välj en ljusgrå färg som inte stör mot din vanliga kalendervy.
4. Kanske finns det månads-händelser i ditt liv eller varannan-veckas grejor. Vill du ha någon eller några dagar varje månad, då du fokuserar på en särskilt typ av uppgift, jobbar med ett särskilt projekt eller arbetar hemifrån? Lägg in också detta i din perfekta veckomall.
5. När du är färdig, ställ in så att du i din vanliga kalendervy också ser den grå kalendern, parallellt med din ordinarie kalender. Detta funkar bra både på dator, padda eller mobilen.
6. I vardagen, snegla på din perfekta arbetsvecka när du planerar, föreslår tid för möten eller avgör om du vill tacka ja till något.

Själv så klickar jag bort de dubbla kalendrarna och visar den bara när jag ska planera eller behöver en påminnelse om hur jag vill att det ska vara.

TODO nr 3 – Avsluta med att göra en mall över den ideala veckan med utgångspunkt från den perfekta arbetsveckan. Välj att skriva ner den där det passar dig. Här hittar du mer tips Den ideala veckan

Huvudsaken är att du har startat ditt arbete mot den perfekta arbetsveckan och ett hållbart företagande. Lycka till !

---

Följ mig på Instagram @kicki_westerberg – titta in och säg hej, jag svarar alltid 🙂