Smart digitalisering inom ekonomi och administration

Nu byter vi fokus till digitalisering inom ekonomi och redovisning. I mina senaste inlägg har jag skrivit en hel del om mindset och det som jag kallar lite mjukare värden inom ekonomi men idag handlar det om tips till dig för att kunna jobba smidigare med företagets administration.

Före digitaliseringen

När jag träffade min man som är företagare sedan många år tillbaka så ingick det ofta kvällsarbete med administration. På kvällen lyfte han upp sin skrivmaskin på köksbordet, satte i en speciell sorts fakturablankett i tre kopior med karbonpapper och skrev sedan dagens fakturor. Mitt intåg i familjen gjorde att denna rutin förflyttades till ett modernt faktureringsprogram. (som idag 20 år senare är omodernt)

Även idag möter jag företagare som skriver sina fakturor i en mall i excel till följd av att löpnummer blir dubblerade eller hoppas över. Fakturorna ska i nästa steg knappas in i bokföringen och hanteras ännu en gång. Även bland de som jobbar digitalt i sitt företag finns det många som inte nyttjar systemen på bästa sätt.

Den nya tiden är här

Det har gått enormt fort under de senaste åren, teknik, mindset och förändringsarbete hos alla som arbetar med redovisning har förändrat arbetssätten helt. Och ännu är det inte på något sätt klart. Om du ännu inte har hoppat på digitaliserings-tåget så ger jag dig här ett antal tips.

Både för dig som köper tjänst eller gör det själv

Välj alltid ett system som integrerar med din redovisningsbyrå. Även om du sköter dig helt själv under året så kan du låta dig kopplas ihop med din ekonomikonsult och på så vis få hjälp vid problem och specialfrågor, men även få backning om du ska resa bort eller har mycket att göra under en period. När du har dina uppgifter i ett externt system med koppling till en byrå så blir det även lätt att byta byrå. All information ligger kvar och du kopplas enkelt ihop med din nya. Detsamma gäller om du idag jobbar helt självständigt. Välj då någon som jobbar med det system som du trivs med.

Fakturering

I dessa moderna system har du möjlighet att skicka fakturor via mejlen men ännu hellre e-fakturor direkt in i din kunds ekonomisystem. Att vika fakturor, stoppa i kuvert och lägga på lådan blir allt mer en onödig manöver. I alla moderna system ingår påminnelser och kravhantering. Vissa av programmen gör även detta med automatik om du beställer den funktionen. Den tekniska utvecklingen går supersnabbt på det här området och jag tror att det inte dröjer länge förrän det enda jobb du gör är att du godkänner din faktura när du klar. Sedan skickas den, bevakas, bokas av som betald och kräver din kund på betalning om betalningen inte kommer in i tid, allt i en helt automatiserad rutin.

Inköp och leverantörsfakturor

Lika vanligt som det är att du skickar e-fakturor kommer det att bli att ta emot fakturor från dina leverantörer. De fakturor som idag kommer via mejl eller via post kan scannas in direkt i programmen. Din uppgift som ansvarig ägare blir då att kontrollera och attestera (godkänna) din faktura. Förslag på hur fakturan ska konteras, det vill säga om det är telefonkostnad eller varuinköp, kommer ges som förslag av programmet som känner igen leverantören sedan tidigare eller genom de inställningar du gjort.. Sedan sköts betalningar och bokföring av dessa med automatik i direktkontakt med din bank.

Dagskassor och e-handel

Om du säljer varor i butik så finns det samma möjligheter att tanka in dina dagsförsäljningar direkt in i systemet. Du behöver kontrollräkna pengarna och meddela eventuella avvikelser. Ja just det, du måste ju ”gå på banken” i alla fall ett tag till. Många system för e-handel pratar utmärkt med ditt administrativa system. När kunden lägger en order i webbutiken så skapas en faktura hos dig. Här finns idag olika grader av automation.

En viktig slutsats om digitalisering

Se till när du väljer programvaror (det gäller överlag och inte bara för e-handel) så att dina system funkar bra ihop innan du bestämmer dig. Detta är annars något som kan orsaka onödigt arbete och kosta dig pengar i efterhand.

De program som leder utvecklingen på marknaden idag är Fortnox, Visma och BL administration.

När du väljer redovisningskonsult välj någon som jobbar enligt den gemensamma kvalitetsstandarden REKO, och gärna är auktoriserad av någon av organisationerna FAR eller SRF.
Då kan du som kund vara trygg.

Lycka till med din digitalisering!