4 tips till en smartare redovisning

I mina senaste inlägg har jag skrivit en hel del om mindset och det som jag kallar lite mjukare värden inom ekonomi men idag handlar det om tips till dig för att digitalisera företagets redovisning och där igenom få till en smartare redovisning. 

Den här veckan handlar det om den tekniska biten inom ekonomi. Det går fort, enormt fort. När redovisningsbranschen påbörjade sin förändring så sa mindre digitala personer (inga namn) i min närhet. Det tar låååång tid innan det där blir verklighet. Men….

Den nya tiden är redan här

Den digitala revolutionen är här och den har verkligen revolutionerat vår vardag, på många sätt. Och ännu är det inte på något sätt klart. Om du ännu inte har hoppat på digitaliserings-tåget för att få en smartare redovisning så vill jag ge dig ett antal tips.

1.Välj rätt system

Det gäller både dig som köper tjänst eller gör det själv.

Välj alltid ett system som integrerar med din redovisningsbyrå. Även om du sköter dig helt själv under året så kan du låta dig kopplas ihop med din ekonomikonsult och på så vis få hjälp vid problem och specialfrågor, men även få backning om du ska resa bort eller har mycket att göra under en period. När du har dina uppgifter i ett externt system med koppling till en byrå så blir det även lätt att byta byrå. All information ligger kvar och du kopplas enkelt ihop med din nya. Detsamma gäller om du idag jobbar helt självständigt. Välj då någon som jobbar med det system som du trivs med.

2.Digitalisera din fakturering

I moderna system har du möjlighet att skicka fakturor via mejlen men ännu hellre e-fakturor direkt in i din kunds ekonomisystem. Att vika fakturor, stoppa i kuvert och lägga på lådan blir allt mer en onödig manöver. I alla moderna system ingår påminnelser och kravhantering. Vissa av programmen gör även detta med automatik om du beställer den funktionen. Den tekniska utvecklingen går supersnabbt på det här området. Det enda jobb du behöver göra är att du godkänner din faktura när du klar. Sedan skickas den, bevakas, bokas av som betald och kräver din kund på betalning om betalningen inte kommer in i tid, allt i en helt automatiserad rutin. PS det finns även halvautomatiserade varianter.

3.Digitalisera dina inköp och leverantörsfakturor

Lika vanligt som det är att du skickar e-fakturor är det att ta emot fakturor från dina leverantörer. De fakturor som idag kommer via mejl eller via post kan scannas in direkt i programmen. Din uppgift som ansvarig ägare blir då att kontrollera och attestera (godkänna) din faktura. Förslag på hur fakturan ska konteras, det vill säga om det gäller annonser eller räntekostnad, kommer ges som förslag av programmet som känner igen leverantören sedan tidigare eller genom de inställningar du gjort. Sedan sköts betalningar och bokföring av dessa med automatik i direktkontakt med din bank. Mycket smidigt!

4.Digitalisera din e-handel hela vägen

Om du säljer varor i butik så finns det samma möjligheter att tanka in dina dagsförsäljningar direkt in i systemet. Du behöver kontrollräkna pengarna och meddela eventuella avvikelser. Ja just det, du måste ju ”gå på banken” i alla fall ett tag till. Många system för e-handel pratar utmärkt med ditt administrativa system. När kunden lägger en order i webbutiken så skapas en faktura hos dig. Här finns idag olika grader av automation. Tyvärr finns inget riktigt bra upplägg för oss som bara säljer tjänster.

En viktig slutsats

Se till när du väljer programvaror (det gäller överlag och inte bara för e-handel) så att dina system funkar bra ihop innan du bestämmer dig. Detta är annars något som kan orsaka onödigt arbete och kosta dig pengar i efterhand.

Programvaruföretag som leder marknaden idag är Fortnox, Visma och BL administration. Dessa används av både stora och små byåer men det kommer ännu mera avancerade system som sägs vara i princip automatiserade.

Bra eller inte, jag snackar mer digitalisering på fredagens livesändning.

Följ mig gärna på Bloglovin så missar du inga avsnitt
Följ mig på Instagram @ekonomiskpt – titta in och säg hej, jag svarar alltid 🙂
Lyssna på min livesändningar på Facebook Ekonomisk PT – fredagar 10.00