Mega Batching för större effektivitet

I det här inlägget lyfter jag begreppet Batching till Mega Batching. Allt för ännu större effektivitet och ett hållbart företagande. Och som ett sätt att bygga ett team när du vill växa.

Uttrycket batcha eller batching kommer ursprungligen från datorvärlden och betyder att samla ihop likartade uppgifter för att göra dem vid samma tillfälle. Det är med det här arbetssättet som jag sparar mest tid i min vardag. Så fort jag slarvar och gör lite här och lite där så märker jag genast skillnad.

Det finns många fördelar med att arbeta på detta sätt:
• Du spar tid och bli mer effektiv.
• Du slipper så kallad ställtid mellan olika typer av uppgifter.
• Du hinner komma in i uppgiften och hamna i flow.

Så här gör du när du batchar.

Genom att avsätta ostyckad och sammanhållen tid för att jobba med något av dina projekt som och samla ihop likartade uppgifter så har du möjlighet att fokusera. När du jobbar med angelägna uppgifter är det viktigt att se till att du får så mycket ostörd tid som möjligt. Att sätta din telefon på ljudlöst läge och ringa upp när du är klar är en liten men viktig del.

Exempel på batching kan vara att:
• bara kolla din mejl två gånger per dag, t.ex. kl. 10 och 14
• fakturera en gång per vecka istället för så fort du fått en order
• betala dina leverantörsfakturor en gång per vecka
• leta bilder till dina blogginlägg en gång varannan vecka
• ringa dina säljsamtal på en utsatt tid, t.ex. onsdag förmiddag varje vecka.

Mega Batching – ett steg till

Inför nästa år kommer jag att att fortsätta använda mig av batching men på några områden tar jag det hela ett steg till. Där blir det Mega Batching av det hela. Mega kommer från grekiskans megalo som betyder stor. Så Mega Batching är helt enkelt ett sätt att batcha ännu mer. Perfekt att använda dig av på områden där du kan jobba undan en viss typ av uppgifter och sedan låta dem vila under en period innan det är dags igen.

Varför Mega Batching?

I mitt fall handlar det mycket om energier och att hålla farten uppe. Att hinna bli sugen på att ta tag i något istället för att ständigt känna, att nu är det dags igen.

Jag tar ett exempel. Mina bloggposter är den första uppgiften jag tänker batcha. Du som följer mig vet att jag skriver ett faktainlägg (som det här) varje vecka. Sedan 2017 har jag min assistent Ulrika med mig på det här projektet. Upplägget idag är att jag levererar en post per vecka som hon se över, korrekturläser och lägger upp. Det gäller även mina kortare inläggstexter på Facebook, Ulrika skapar dem utifrån en fast mall, jag kollar och justerar om det behövs. Sen schemaläggs de och veckan är klar.

Men snart är det onsdag igen och dags för mig att leverera ett inlägg inför nästa vecka. Ovs osv. Så inför 2019 tänker jag om på några områden, där kommer vi att använda Mega Batching. Så istället för att jag skriver ett faktainlägg per vecka och sätter av tid för det kommer jag att skriva ett antal inlägg under samma dag. Antalet är inte helt klart ännu men min tanke är 4-6 stycken åt gången. Det betyder att Ulrika kan göra detsamma med sina uppgifter. Sen dröjer det 4-6 veckor innan det är dags för att skriva igen. Under den tiden kan jag samla idéer och tankar som gör att jag är förberedd inför nästa omgång.

Under 2019 tänker jag använda arbetssättet för att bygga ett större team. Att ta in hjälp några gånger per år istället för varje vecka.

4 tips till dig som vill använda Mega Batching

1. Se över vilka områden i ditt företag som passar för arbetssättet. Exempel på detta är skrivande arbete, inspelning av videos, podcasts eller andra återkommande projekt/uppgifter. Men det finns många fler områden som passar för arbetssättet. Lämna gärna en kommentar om vad du som läser tänker att du kan använda det till.
2. Planera in tid för att planera hur arbetet ska utföras och vilka steg som ingår.
3. Även om du gör alla uppgifter själv så skriv ner arbetsgången i ett dokument eller i ett projekthanteringssystem tex Trello eller Asana. (båda är gratis). När du är dags att ta in hjälp på vissa moment så har du ett fungerande system för att bygga ett mindre team.
4. Dags att testa. Sätt av tid för din första Mega Batch. Testa alla moment och det antal som passar dig. Justera och gör din egen variant.

Lycka till med din Mega Batching !

Kom ihåg att det finns många sätt att batcha på, det gäller att du hittar det arbetssätt som passar dig och ditt team.