Online verksamhet – 10 smarta verktyg att testa

En fråga jag ofta får är vilka program & verktyg jag använder i min online verksamhet. Under de fyra år som gått sedan jag flyttade min verksamhet online har jag hunnit testa en hel del både bra och mindre bra lösningar. Några har varit dyra, andra krångliga och vissa rent av onödiga men i det här inlägget delar jag med mig av 10 favoriter som jag samlat på mig under åren. 

Jag är nog lite av en tekniknörd, jag bara älskar att prova nya system. Under åren jag drev revisionsbyrå så var det nog tur att jag inte fick byta som jag ville, då hade jag inte blivit en populär arbetsgivare. Det finns massor av lösningar för marknadsföring, försäljning, bokning & sociala medier så det gäller att prova sig fram för att hitta något som passar både plånbok & storleken på företaget. Och viktigast av allt, passar ihop med varandra och med dig. 

Alla 10 system/verktyg passar både i offline & online verksamhet.

online verksamhet – vad ingår i min stomme?

Hemsidan som du nu besöker är byggd i WordPress som är en mycket vanligt lösning både för bloggare & online företagare. Stabilt, enkelt & flexibelt. Det designtema jag använder mig av (för att få just det utseende som jag vill ha) heter Digital Pro och kommer från Studiopress. Så har det sett ut under ett antal år nu, Men om hemsidan är navet en online verksamhet så finns det antal ekrar på det stora hjulet, så häng med nu. 

BOKA, JOBBA & KOMMUNICERA online

Google Kalender

För tidsbokning & övergripande planering. Eftersom jag är en analog person när det gäller planering & mitt dagliga skrivande så behöver jag en digital kalender som håller ordning på alla tider och event. Jag planerar möten, mina batcher när det gäller att producera kreativt material och naturligtvis mina privata event & ledigheter. (Just det är även en fördel när det kommer till nästa verktyg Calendly). Google kalender synkroniserar på alla dina enheter (datorer, IPads & telefoner)så du är alltid uppdaterad.

Några ytterligare saker jag verkligen gillar är utseendet på kalendern tex möjligheten att färgkoda olika typer av händelser. Det ger mig direkt en bra översikt. 

Google kalendern kan innehålla flera olika kalendrar tex en för träning eller som jag gör med min ideala vecka, att lägga bakom den vanliga för att påminna mig om hur jag vill disponera min tid. Sist men inte minst så delar jag med mig av min kalender till min man så att han kan se vad jag har (läs vi har) på schemat. 

Calendly för bokning online

Att använda tidsbokning för kunder eller andra typer av möten är något som spar tid oavsett om du driver din verksamhet online eller inte. Det underlättar både för mig och för den som bokar. Istället får de en länk och kan själv välja tiden som passar. I gratisversionen av Calendly kan du använda en typ av möte tex 45 minuter och ha en kalender kopplad. Du kan även bädda in den på din hemsida tex på sidan kontakta mig eller under mina tjänster. 

Men åter till min Google kalender för det är nu det börjar bli riktigt smart. I Calendly bestämmer jag mig för vilka dagar och tider som är bokningsbara i ett grundutförande. Men så fort jag bokar in något i min vanliga kalender så spärras den tiden även för tidsbokning. Så du behöver aldrig vara rädd att bli dubbelbokad. Om du inte glömmer att skriva in det 😉

Calendly är gratis i enklaste versionen. https.calendly.com

Google Docs (dokument)

Googles variant av officepaketet alltså word, excel, powerpoint mfl som huserar alla mina skrivna dokument & sparade PDF:er. Det är gratis och så smidigt att komma åt från alla enheter. De har dessutom alla funktionaliteter jag behöver. Den text du läser just nu är skriven i första steget på ett google dokument. När jag jobbar med mina kunder så delar vi på dokument i en gemensam mapp. Då kan vi båda göra ändringar eller så kan jag se och kommentera det kunden jobbar med.

Ett tips är att sortera dina dokument så att du hittar dem när du behöver dem. Då är det bra att döpa dem enhetligt och till något som du kommer ihåg. 

Google Docs kostar 190 kr per år med 100 GB lagring (då får du även plats med en hel del foton ) Här hittar du länken https://www.google.com/

Voxer – en stor favorit

En nyhet bland mina verktyg för min online verksamhet. Voxer är något så smidigt som en app där du kan tala in dina meddelanden och sedan skicka dem till mottagaren. Tänk vad mycket du hinner säga på 3 minuter. Även Voxer är gratis om du inte behöver spara dina ljudfiler i mer än 30 dagar. Du kan välja mellan textmeddelanden, bilder eller ljudfiler. 

När du kommer på en fråga eller behöver bolla något så trycker du på knappen och pratar. Om jag har telefonen redo kan jag lyssna direkt annars gör jag det när jag ser meddelandet. Jag använder appen till mina enskilda kunder och till mina grupper. Perfekt om du vill vara tillhands vissa dagar i veckan och ha möjligheten att svara när det passar dig. Mina kunder har oftast tillgång till mig tre dagar per vecka och jag kan lätt titta in och kolla läget så ofta jag vill.

Snacka om att ha en coach i fickan !

Du hittar VOXER i Appstore eller Google Play

Zoom

Glöm Skype som tidigare var sättet att ha digitala möten på. Zoom slår det med hästlängder tycker jag. Det är enkelt att träffas på Zoom, det kostar igenting i den enklaste versionen där antal minuters möte är begränsningen. Du kan vara med från dator, padda eller via mobilen. Har du sämre mottagning så stänger du av bilden och deltar bara med ljud. Zoom är mycket stabilt och har sällan eller aldrig störningar.

Om du vill kan du spela in mötet, perfekt om du har deltagare som vill se mötet igen eller missade det. När Patricia och jag körde vår podcast Entreprenörsliv så spelade vi in alla intervjuer på Zoom. Om jag ska hålla webinar någon månad så uppdaterar jag till den version som har funktionen att hantera webinar med upp till 100 deltagare. 

Zoom är gratis en den enklaste versionen https://zoom.us/

E-POST & LANDNINGSSIDOR

ConvertKit

När det gäller E-postmarknadsföring så använder jag sen ett antal år ConvertKit. Tillsammans med hemsidan så är ett bra e-postmarknadsföringsprogram (oj så långt ord) grundläggande. Att jobba digitalt och bygga ett företag online utan att samla in mejladresser till framtida kunder är inte ett alternativ. Jag vet stora konton på Instagram som inte har en aning om vem de där 10 tals tusen följarna är. Den dagen något händer så står du helt utan kundregister. ConvertKit gillar jag för att det är enkelt, snyggt och prisvärt. Många möjligheter till automation & smart segmentering (uppdelning efter intresse eller typ av köp) gör programmet något att växa med. Priset som beror på antal prenumeranter och det startar på 29 dollar per månad. Kolla in Convertkit här

Jag skickar mina nyhetsbrev med ConvertKit och skapar även landningssidor och formulär för att leverera olika typer av material tex gratis checklistor eller övningar. Så här ser sidan för anmälning till mitt webinar om Penga Arketyperna ut. Nästa webinar

SaneBox

Under det året jag använt tjänsten SaneBox så har jag sparat mängder av tid. SaneBox har nämligen till uppgift att sortera bland mina mejl. Direkt i min mejlkorg. Eftersom bland det mest energislukande uppgifter jag vet är att kryssa bland oönskade reklammejl, nyhetsbrev som jag vill läsa och inkommande mejl från kunder så passar det här lösningen mig perfekt. 

SaneBox sorterar in dina mejl i förutbestämda korgar och syftet är INBOX ZERO, dvs inga mejl i korgen vid dagens slut. Det lär sig hur du vill hantera mejl från en viss mottagare. Detta gör att det som hamnar i din INKORG bara är viktiga mejl. Du får en överblick och kan lätt hantera den dagliga skörden. Hos mig hamnar alla nyhetsbrev i en separat korg, alla fakturor i en och vissa utvalda personer i en separat mapp som jag bevakar mer än andra. Ett tips till dig är att inte starta dagen med att kolla mejlen. Det är så lätt att mejlkorgen blir din TODO lista som helt plötsligt styrs av andra. 

Priset på SaneBox startar från 59 dollar per år. Testa SaneBox här

PROJEKT/SAMARBETEN

Asana/Trello

Projekthanteringssystem som ger dig möjlighet att hålla koll på projekt, skapa rutiner och att göra listor som kan delas med andra. Men även om du är ensam i ditt företag så gör du gott i att skapa arbetsgångar och steg i de olika projekt du har. Det underlättar när du ska be någon om hjälp. Delegera mera läs inlägget här

Jag och min assistent Ulrika har samarbetat både i Trello och Asana. Båda är gratis i grundversionen som räcker mycket långt. Min favorit är Asana som jag tycker ger en bättre överblick och är mer flexibelt när det gäller att skapa ett projekt med underliggande uppgifter. För dig som vill lära dig mer finns det mängder av videos på Youtube men en som jag lärt mig massor av är Paul Minors som är en av Asanas experter. Här hittar du hans filmer. Youtube Paul Minors om Asana

Kolla in ASANA här, gratisversionen räcker gott och väl.
Här hittar du TRELLO, gratis även det

SOCIALA MEDIER

Jag avslutar med två favoriter när det gäller sociala medier. Under åren har jag testat flera tjänster för schemaläggning av poster i sociala medier. Vissa kostar pengar och andra är gratis. Men just nu använder jag bara en variant för Instagram. På Facebook schemalägger jag via FB´s egna tidsinställning. Enkelt och effektivt.

Later

Schemaläggning för Instagram och en favoritapp/tjänst. Den hjälper mig att sortera mina bilder som jag tar för Instagram, att skriva texter på ett enkelt sätt och att visuellt se hur min Instagramfeed kommer att se ut framåt. Även detta en gratis tjänst i enklaste utförandet. Begränsningen ligger på antalet poster per månad och i den statistik du får ut. 

Jag jobbar med Later nästan dagligen. Så fort jag tar ett kort som jag vet att jag vill använda på Instagram så laddar jag direkt upp bilden till appen. Detta sker direkt från telefonen och jag kan ladda upp flera bilder åt gången. En gång per vecka planerar jag mina inlägg och skriver mina texter. Då använder jag Later på datorn, något som gör det betydligt enklare att skriva och göra snygga radbrytningar. Jag bestämmer tid och dag för publicering och när det är dags så får jag en pling i min mobil och kan enkelt hämta både bild och text direkt till Instagram. 

Ett avslutande bonustips, använd inte autopublicering, Instagram är ett socialt medie vilket betyder att du ska umgås med andra. Bra resultat på Instagram kräver närvaro och interaktion med andra. Att publicera och inte vara där ger riktigt dåligt resultat. Testa gärna båda varianterna. Att publicera och bara vänta eller min metod att gå in och kommentera på och ta del av andra konton som du följer ca 10 minuter innan du postar ditt foto. Fortsätt sedan under minst 20 minuter. Jag lovar att du kommer att se stor skillnad på engagemanget. 

Här hittar du Later även här finns en gratis version

Canva

Ett bildhanteringssystem som kan göra det mesta inom grafisk design. Åtminstone när det gäller den mindre företagarens behov. Du kan skapa både bilder och PDF:er till marknadsföring och sociala medier. Även här är det gratis i ett grundutförande. Det finns massor av mallar och du får hjälp med storlekar beroende på var bilden ska användas. Du laddar sedan ner din bild/pdf till din dator och använder den i blogg, sociala medier eller som arbetsblad. Du kan skapa enhetligt material genom att använda samma typsnitt och färger.

Jag använder Canva för bilder till blogg, vissa Instagramposter och arbetsböcker i mina utbildningar. Min assistent Ulrika har utifrån mitt varumärke, skapat vissa av de mallar vi använder oss av. Så om du kollar in mitt Instagramkonto @kicki_westerberg så ser du en enhetlig stil som återkommer regelbundet. Det gör det lätt för mig när jag ska fota mina egna bilder som ska blandas upp med de bilder som vi använder i blogginläggen. Här ser du några exempel på bilder som jag använder både på FB och Instagram. 
Kolla in CANVA här, gratis räcker långt även här !

Det här var några av mina favoriter online

Jag hoppas att du fått några bra tips och att du testar dig fram. Kom ihåg att det ska vara enkelt, smidigt och kostnadseffektivt att hantera dina system. Det är lätt att fastna i något tekniskt och då har plötsligt hela dagen gått. 

Så håll det enkelt och hitta dina favoriter !

---

Nyfiken på hur din syn på pengar påverkar din live och din vardag som företagare? Starta med att göra mitt test och utforska dina Penga Arketyper. Du hittar testet här i länken

Du får då även tillgång till mina inspirationsbrev som handlar om hur du hittar Momentum genom att ta dig från motstånd till medgång.  “The Power of M” är mitt koncept för dig som vill lära dig mer om prestation för att nå dina mål. 

Kicki Westerberg är skaparen av The Power of M, ett koncept som hjälper dig att lyckas att nå dina mål. Hon hjälper kvinnor inom entreprenörskap och idrott att skapa förändring och en väg framåt. Som NLP coach, tävlingsryttare och mångårig entreprenör inom ekonomi (fd revisor) har hon en fullpackad verktygslåda. Författare till boken Bygg ditt Drömföretag (Roos & Tegnér, 2017) och medförfattare till boken Skapa ditt drömliv. (Ordberoende förlag, 2018)